本院各单位：
　　
　　为了认真贯彻落实院领导加强档案管理工作的指示，并根据各单位的要求，我们制定了便于各单位内勤、书记员在工作中比照操作的《诉讼档案收集、整理、立卷、归档、借阅的操作程序》，以规范立卷归档的质量标准和时间要求，使最高人民法院机关档案管理工作规范化、制度化。现将该规定印发给你们，请你们组织本单位内勤、书记员认真学习并参照执行。
　　
　　附：
　　
　　诉讼档案收集、整理、立卷、
　　归档、借阅的操作程序
　　
　　诉讼档案是指人民法院在审判活动中形成的办理完毕后作为档案保存的各种诉讼文书材料。诉讼案件立案后，即由承办书记员收集有关本案的各种诉讼文书材料，根据刑事、民事、行政、执行、国家赔偿等案件类别，按年度、审级、一案一号的原则单独立卷。为了进一步规范诉讼档案归档工作，根据《人民法院档案工作管理规定》，制订本操作程序：
　　
　　一、收集
　　
　　文件材料的收集是指从承办案件开始，按照办理案件的进程，由书记员着手收集材料。收集材料的原则是齐全完整。
　　
　　二、整理
　　
　　整理包括文件排序、剪裁折叠、去粗取精、译文和复印。文件排序是指按照程序法的规定，结合文件形成的先后顺序给每份文件定位。剪裁折叠是指对那些不规范的文件剪裁折叠的过程，使其与规范性文件大小一致。要求大于规范性文件的要剪裁或折叠，小于规范性文件的要加贴衬纸，订口处有字迹的要加贴衬边。去粗取精是指对那些与本案无关和重份文件全部剔除，只保留与本案有关的文件的过程。译文是指对外文材料和少数民族文字材料要译成中文附后。复印是指对那些没有正本的文件只能用复印件来代替的特殊情况。另外，对用铅笔、圆珠笔、纯蓝、红墨水书写的文件也要将复印件附上。
　　
　　三、立卷
　　
　　立卷包括分立正卷和副卷、卷宗封面、卷内目录、备考表的填写及装订。凡我院办理的一审、终审、再审、复核审及有实质性改判意见的申诉卷都要分立正卷和副卷。对那些不宜公开、需要保密的材料要立在副卷内，副卷一律不对外查阅。填写卷内目录，要按照卷内文件的先后顺序，一个文件填写一个顺序号。卷宗封面的填写，内容一定要齐全，书写一定要工整。备考表是记录本案情况的，凡在本案立卷中有需要说明的，一定要在备考表中记录清楚，立卷人和检查人必须在备考表中签名或盖章，以明确责任。案卷的装订必须牢固、整齐、美观，每本卷的厚度以不超过15毫米为宜（不超过200页），超过厚度的分册装订，填写页码每册均从第一页开始（卷内目录和备考表不编页码）。卷宗装订要做到下边齐右边齐，三孔一线，装订线长度为 180毫米。在卷底装订线结扣处粘贴封条，由立卷人签名或盖章。
　　
　　四、归档
　　
　　归档包括案卷收集、质量检查、目录登录和归档时间要求。案卷收集是指由庭内勤组织按照集中归档的要求，将各合议庭办理完结的案卷收集集中，按年度、类别、审级分类排序的过程。收集原则主要是齐全，将各合议庭已办结并应该归档的案卷一本不漏的收集起来，按照归档要求集中归档，合议庭或承办人个人不能单独归档。质量检查是指由庭内勤组织书记员对集中起来的案卷逐本检查，对不符合规定要求的退给承办人限期重新整理，待整理合格后再收回来排到应排的位置。目录登录是指将收集起来并检查合格后的案卷按年度、审级、类别和大小号的顺序用计算机打出目录，软盘与案卷一并交档案处。质量检查的内容有：材料是否齐全、文件排列是否按序、正本文件是否盖章、有无送达回证、卷内目录填写是否规范、卷宗封面填写是否齐全、有无重份材料、装订是否规范牢固、有无备考表、卷底粘没粘封条和签名等。时间要求是指上年办结的案卷第二年必须归档（未办结的除外）。内勤将以上各项办完后，由档案处派人检查，合格后办理归档手续，由各庭送到档案处。
　　
　　档案处定期到各立卷单位检查指导立卷工作，采取各种方式使每位内勤、书记员都熟悉立卷和归档工作。案卷接收归档后，档案处要及时检查排序、制作检索工具，装盒上架，以确保归档案卷的安全。
　　
　　五、调卷
　　
　　收集和管理档案的根本目的就是提供利用。各审判庭因办案需要到档案处调卷的，要办理严格的调卷手续。调卷手续就是填写调卷卡，一案一卡，调卷人要按照调卷卡上的项目一一填写清楚，调卷人必须写明单位和调卷人的全称，时间要写明年、月、日，代调人和使用人都必须注明。《人民法院档案工作管理规定》规定调出卷的时间为3个月。超过3个月没用完的卷必须到档案处办理续借手续，续借期限也不能超过3个月。
　　
　　六、其他
　　
　　证物的归档，能装证物袋的装入证物袋，不能装的拍成照片入卷。作为证据查考日期的信封，要保留原件，打开展平，加贴衬纸。卷内严禁留置金属物。
　　
　　最高人民法院办公厅
　　2003年8月26日?