房地产公司 公章使用须知及流程管理

　　公章是一种信物，是公司职权的权威代表，是公司进行生产经营活动、行使职权的重要标志，在文件上盖印是表示对文件生效的确认无误的一种凭证。公章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，由此可见公章对于公司的重要性。所以对于公章的刻制、保管、使用应严格按程序办理，以杜绝任何情况的误用。

　　我觉得保管公司印章者首先要坚持原则，其次性格上要细心谨慎，做到对上不唯命是从，亦不能滥用权力，谋取私利。我们的唯一目标是对公司负责，任何用章的行为都是为了保障公司的利益。

　　一、公司印章的分类：

　　我们公司的印章主要有行政章(即公章)、财务章、合同章、法人章和部门专用章。公司各类印章必须有专人保管。当每确定一个印章保管使用人时，公司都必须第一时间与保管使用人员签订印章委托协议书。这是对印章使用人的一种法律约束。

　　公司行政章、合同专用章、法人章由办公室专人负责管理。凡属以公司名义对外宣传发文、企业管理、对外业务、公司决策、行政事务等有关文书(包括各类合同)需加盖行政章或合同专用章。

　　法人章的使用：公司的法人章基本上只能适用于银行支票盖章，其他需法定代表人签名之处不能擅自使用法人章代替。特殊情况下，法定代表人不能及时签字时，须经过法定代表人本人或其授权人确认，方可盖章。法人章应慎用。

　　公司财务章和部门专用章由各部门负责人管理。公司财务专用章仅作公司对外开具的票据和与公司相关的金融事务以及财务报表之用途。原则上，公司的财务章和法人章应分别归两个人保管，不能存放在一个部门。

　　另外，公司生产、经营、管理部门专用章对外不具有法律效力，只用于本部门对外的一般业务宣传或代表本部门向公司书面汇报情况或提议，主要是对内使用的。

　　最后，一般办公室还会保存相关的戳记，即带有标识性的印章，比如“急”、“秘密”、“绝密”“作废”“原件”“再次复印无效”等，它们常加盖在文件显要位置上，起提示作用。我们这里讲的主要是上述几种印章，不包括戳记。

　　鉴于公司印章的重要性，所以印章保管必须安全可靠，须存放在保险柜加锁保存。应严格遵守有关保密制度，做到随用随锁，定期检查。另外，使用公章是一件很严肃的事情，盖章时，用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观，便于识别，印章文字不能盖歪或盖得颠倒，加盖公章的位置要正确。印要盖在署名中央，以盖印时能压住年月日为宜;几个单位联合行文的，印迹不可互相重叠;公文用印必须与署名一致。另外，加盖公章时，保管者不能图省事，把印章交给申请人自行用印。有的材质的公章，比如铜制的、牛角的、橡胶的应定期清洗，确保盖起来不模糊。

　　二、用章手续

　　使用公司印章，一律实行审批制度。凡经领导批准方可盖印，基本上是按照权限分级掌握，使用哪级印章，由哪级领导批准，必如部门章、财务章由各部门负责人、财务部负责人审批，其他印章的使用，集团这边是经过办公室分管主任审批，分子公司应经过公司总经理审批这么一个审批流程。凡是不符合流程要求的，都应该拒绝盖印。具体的细节如下：

　　首先，填写完整《用章审批表》，根据表格上的项目逐一填写，具体详细，不得漏项(附《用章审批表》)，填写完毕须交本部门第一负责人签字确认，待上述事项完成，再将用章审批表连同须用章文件交给印章保管使用人，保管人应对盖印的文书内容、手续、格式初步把关检查，确认手续完备且申请单上填写无误后由其呈相关公司领导审核签字同意后方能盖章，同时印章使用人也需在用章审批表上签字。

　　盖过印的文件及用章审批表，对于重要的用章文件需留存一份原件交公司档案室存档，另外，需保留一联用章审批表备查。这一联用章审批表一般情况下，按照时间顺序保存，每个月装订一次。

　　如果在使用过程中发现文件有不完善之处时，需向用章申请者反馈，及时要求其修改完毕后再盖章。同时需要注意的是，严禁在空白的文件、介绍信、合同上用印，因为你在空白纸上盖了章，就没办法知道会在上面写什么了，这通常也叫做“套印”。另外，公司出具的一些需要盖章的文件，会对外产生法律效力的，须依有关规定经公司法务人员审核签字。合同就是一个典型，因为它是公司对外发生经济关系的重要文件，它的签订及盖章都需要谨慎，当然不仅仅是指合同。

　　下面讲一下合同盖章的特殊程序，就是合同评审(附《合同评审表》)，不同的合同它需要经过的评审程序也是不一样的。采购类的合同需要经过本部门、法务部、财务部、总经办的审核。工程类的合同需要经过本部门、技品部、合同预算部、法务部、财务部、总经办的审核。每一个部门审核完毕都需要该部门有权签字的负责人签字确认，有任何评审意见都要体现在评审表上，供主办部门讨论修改。法务部审核不仅需要在评审标上签字，还需要法务人员在合同每页反面签字确认。最终，合同履行盖章手续前都要确保评审标上的修改意见都修改完毕，才能通过审核、盖章。集团的合同落款处需部门第一负责人签署，分子公司的合同落款处需分子公司总经理签署方能盖章。

　　三、其他几项用章的注意事项：

　　(一)、代理

　　公司印章原则上不得委托他人管理，但是鉴于现实中的情况比较复杂，比如出差、临时请假等，又不能因为保管人不在而不使用公章，耽误工作，所以公章使用的代理还是不可避免的。在特殊情况下，如果公司原印章保管使用人因故不能自行用印时，要预先征得公司领导同意后签署授权委托书另行委托其他人代理用章事宜，同时须做好印章交接手续，以分清责任。印章移交须签署移交清单，注明移交人、接收人、监交人、移交时间、印模等信息。另外，如公章管理人员工作变动，或其他情况长期不能履行职责，应及时上缴公章，由重新确定的公章管理人员另行办理接收公章的手续和签订公章委托协议，不得私自转交他人。

　　(二)借用

　　首先，我们的原则是，印章严禁带出公司。但是确实因为异地执行重大项目或完成重要业务不得不带出公司的，我们应妥善办理相关手续。需填写公司印章借用申请(附《印章借用申请书》)，注明借用原因、期限并经借用部门第一负责人签字确认和公司有权领导批准方可借出使用，使用只能限于借用申请上规定事项，否则应承担相关法律责任，并做到按时归还。