房地产公司 档案管理要求和规范

　　认识是实践的理性前提与基础，只有认识上清楚了，实际层的管理工作才能真正做好。档案工作也不例外。从事档案工作，考察档案的科学管理，必须从对档案的理性认识开始。

　　第一部分 档案与档案工作概述

　　一、 档案

　　(一)档案的定义

　　首先，我们先了解什么是档案。对于档案，国内两个比较权威的定义：

　　1、根据《中华人民共和国档案法》的第二条：档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　2、 根据《档案工作基本术语》，档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

　　3、 为了简便起见，也可表述为：档案是原始的历史记录。

　　(二)档案定义的基本含义

　　这些定义里都包含共同的含义：

　　1、 档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。

　　2、 档案是保存备查的历史文件。 “今天”的档案是“昨天”的文件，“今天”的文件将是“明天”的档案，但并不是所有文件都会转化为档案，只有办理完毕、查考利用价值、按一定规律保存的文件才是档案。

　　3、 档案信息的记录方式和载体是多种多样的，可以是文字、图表、声像资料，也可以是实物。

　　4、 档案是原始的历史记录

　　(三)档案的分类

　　根据不同的分类标准，我们可以把档案分为很多种类：

　　1、 按照档案的来源标准划分：国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案

　　2、 按照内容划分：文书档案、科学技术档案、专业档案

　　3、按照档案的载体形式划分：甲骨档案、金石档案、纸质档案、胶片、光盘等

　　4、按照档案的时间标准划分：古代档案、近代档案和现代档案。古代档案和近代档案称历史档案

　　5、 按照档案所有权划分：公共档案和私人档案

　　上面我们提到根据档案的来源分，有“企业档案”，那么，什么是“企业档案”，顾名思义，就是企业生产经营过程中产生的档案。根据档案法的解释，企业档案是指企业在设立、生产、经营、管理等各项活动中直接形成的具有参考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。

　　企业档案是企业的宝贵财富，它的利用价值主要体现在以下三个方面：

　　1、 维护企业经济利益和合法权益。因档案真实记录着企业各项活动，在处理是非和各种纠纷中，档案是最有说服力的证据。办公大楼在装修过程中档案起到了很大的作用，如我们采购的会议桌椅等，初步验收基本符合要求，使用一段时间后发现有味道，找到合同，对照合同上的技术指标，经检查与合同要求出入很大，仅这一项就为公司挽回了几百万的损失。

　　2、 维护企业历史真实面貌。档案是在企业发展中积累和形成的，是企业历史的真实记录，它见证了企业的昨天和今天，是后人了解过去的最重要途径。

　　3、 提高企业管理水平。企业领导在作出某项决策前，都要查阅大量的资料，从中找出决策的依据;企业总结工作、制订计划、处理问题时，也需要了解情况和熟悉政策;正确指挥生产经营，更要靠有关的经济法规、统计数字和市场信息。而这些文件和资料很多都保存在档案里。它是企业各级管理干部加强企业管理的重要参谋。

　　二、档案工作

　　档案工作也有两种不同的解释，广义的档案工作指管理档案和档案事业的活动，包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作和档案出版工作等。档案工作等同档案事业。

　　狭义：指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等的活动，就是档案馆(室)的工作。

　　狭义的档案工作，也称档案管理。

　　档案工作主要包括收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计八大项内容。

　　第二部分 档案的收集工作

　　档案的收集工作，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个人手中的和散失在其他地方的档案，分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆。

　　收集工作是档案工作的起点 ，没有档案的收集工作，就不可能有完整的档案，也就不可能有健全的档案工作。

　　那么，归档文件的收集有哪些要求呢?主要有四个方面的要求：

　　1、数量充分——各级各类档案保管机构，要尽量补充档案数量;

　　2、质量优化——收藏的档案要达到一定的质量标准;

　　3、门类齐全——档案保管机构应收集各种门类和载体的档案;

　　4、结构合理——档案保管机构所收藏的档案在来源、内容等方面，要做到全面。既有档案还应有资料。

　　要保证达到这四个方面的要求，我们在收集的方法上就要多加注意了，靠等、靠、要是不可能达到的。根据我们的经验总结，要达到这四个方面的要求，保证收集材料的质量和数量，有以下十二种方法可以借鉴

　　1.办理完毕随时收

　　2.会议文件及时收

　　3.常用文件定时收

　　4.人员变动提前收

　　5.珍贵文件跟踪收

　　6.保密检查集中收

　　7.盖章之时立即收

　　8.制度约束按时收

　　9.责任到头督促收

　　10.“帐外文件”催促收

　　11.整理之前全面收

　　12.发现不齐反复收

　　第三部分 档案的整理工作

　　档案整理工作是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使所保存的档案有序化、条理化，为整个档案工作创建秩序化的管理对象基础。

　　讲到档案整理工作，我们不得不提到国家近几年在推行的文书立卷改革。

　　在我国，传统上采用案卷作为文书档案的保管单位，以立卷为归档文件材料的整理方法。