房地产公司 子（分）公司办公室建设标准

　　(一)硬件设施要求

　　1.企管办硬件要求：

　　(1)10平方米以上办公空间;

　　(2)1台以上电脑且能上网;

　　(3)传真机1部，打印机1台，复印机1台或传真复印打印一体机一台;电话机2部以上;电话会议设备一台套;

　　(4)文件柜2组;

　　(5)200万以上像素数码照相机一部、150万以上像素数码摄像机一部;或200万以上像素带数码相机功能数码摄像机一部;

　　(6)接待室1间以上;接待用投影仪一部;

　　(7)保险柜1个。

　　2.档案室硬件要求：

　　(1)独立的档案库房并且库房里安装有空调设备;

　　(2)档案柜架需要有十年的余量;

　　(3)柜架内有防虫防霉药剂;

　　(4)档案卷皮、卷盒、装订材料，必须符合当地档案主管部门的要求等。

　　(二)软件要求：企管办人员素质要求

　　1.企管办主任

　　1名，要求大专及以上学历，有2年以上行政工作经验，具备良好的内部管理能力和外部协调能力。

　　企管办主任主要工作职责：

　　(1)在集团制度体系下，负责本公司的内部规章、制度的起草、修订，报总经理审核，并负责推动落实;

　　(2)对违反公司规章制度及异常的现象进行责任划分，处理落实;

　　(3)负责本公司公章的管理，对需用公章的文件进行审核;

　　(4)负责对本公司的重要证照、工商变更等进行管理;

　　(5)负责本公司公文的草拟以及公司内部文件的处理等;

　　(6)负责本公司的法务管理工作;

　　(7)协助做好本公司的对外公共关系(包括政府关系、媒体关系、社区关系等)工作，特别是媒体发表文章、公关接待以及争取荣誉工作;

　　(8)负责做好总经理的日程安排，并配合总经理工作;

　　(9)负责本公司的档案管理;

　　(10)负责本公司小车管理;

　　(11)规范企管办内部管理，负责召开内部会议;

　　(12)负责对总务科工作的联系和指导;

　　(13)负责整体把握考核员的工作重点并给考核员以指导。

　　2.企管办文员

　　1名以上，要求大专及以上学历，具备行政文秘工作相关技能，协助企管办主任做好企管办日常工作。

　　文员的工作职责：

　　(1)协助企管办主任工作;

　　(2)负责本公司内收文的处理，进行内收文的接收、登记和办理;

　　(3)负责草拟本公司常用文书;

　　(4)负责其它部门文件和企管办文件的管理、通报和归档;

　　(5)负责记录企管办所有会议的会议纪要并负责跟催、落实;

　　(6)负责外收文(包括总部发文等)的管理包括接收、登记和处理;

　　(7)负责外部信件的处理;

　　(8)负责公司通讯设备的管理及其相关业务;

　　(9)负责企管办的人事工作，包括培训、人事资料的保存、归档、人员调动和人员考勤;

　　(10)负责电话号码的更新;

　　(11)负责电话的接听和记录。

　　3.档案员

　　1名以上，要求大专及以上学历，具备档案工作相关技能，协助企管办主任做好档案管理工作。

　　工作职责：

　　(1)贯彻、执行公司精神，维护公司档案的完整和安全保密;

　　(2)对本公司形成的各种文件材料进行收集、整理、立卷和归档，负责档案史料、大事记、组织沿革、文件汇编、数字汇编、全宗介绍等必备检索工具的编研;

　　(3)提供查阅档案服务;

　　(4)对档案库房进行日常维护，保持清洁卫生;

　　(5)对本公司的档案工作进行管理，并不断完善档案管理体系;

　　(6)负责公司的图书资料管理;

　　(7)认真做好档案的保管工作，按照“八防”(防火、防盗、防潮、防虫蛀、防鼠、防尘、防高温、防强光)要求，管好橱具和档案材料实体;档案库房严禁非档案人员入内，严禁存放杂物和易燃品，要经常检查，发现问题，及时处理;

　　(8)严格贯彻查找、借阅、复制制度，做到不损毁、不遗失、不泄密;提高自身素质，钻研业务并能熟练的运用，不断提高档案管理水平。

　　4.考核员

　　1名以上，要求大专及以上学历，具备考核工作相关技能，协助企管办主任做好本公司内部考核工作。

　　工作职责：

　　(1)负责总部会议任务、文件精神的推动、落实;

　　(2)负责集团公司基本制度在分公司的执行和评价;

　　(3)在子(分)公司考核到的重大问题随时报告;

　　(4)参与被考核部门考核指标、考核标准的制定、改进，巡查被考核部门的管理情况;

　　(5)为各类例会提供所考核公司的资料;

　　(6)对子(分)公司的管理流程、数字流程进行公平公正的考核和监督;

　　(7)每月提供被考核部门完整的考核报告;

　　(8)负责会前所有准备工作，特别是临时性会议时人员的到位等;

　　(9)负责考核本公司人员上班出勤情况;

　　(10)负责考核公司夜间安全、治安等巡查工作。

　　(三)企管办工作内容和工作标准

　　1.文件管理工作

　　(1)建立文件台帐六大表格，具体分为外收文、内收文、总部收文、上传总部文件、办公室发文和子(分)公司外发文(红头文件)，其中外收文、内收文、总部收文三类文件需要通过办文单办文的形式办理，并请总经理批阅;对于上传总部文件、办公室发文和子(分)公司外发文(红头文件)，总经理直接在文件上签字确认。(具体表格详见附件一)

　　(2)办文单为依照总部格式的A4纸。(详见附件二)

　　(3)对于总经理批复的文件，原件应留到企管办，复印件留给相关科室。

　　(4)文件发文有专门的行文规范。文件号应以公司名称+科室名称+文件性质+〔〕号，如苏雨办请字〔2008〕*号。

　　(5)做好企管办日反馈。日反馈有固定表格，企管办文员需要在每天晚上八点以前反馈表格中的所有内容，要求具体、详细。(详见附件四)

　　(6)参加相关会议，并做好会议记录。

　　2.秘书工作

　　(1)安排总经理的行程，对于重要行程，要至少提前一个星期做好安排。(详见附件五)