暗藏风险！这些用章、归档细节不注意，或引起巨大损失!
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合同作为大部分交易行为的载体，是合作双方谈判内容的最终书面展现形式，载明了交易的基础商业条款、风险预示、违约责任以及防范措施等内容，以便双方后期如约顺利开展合作事项。自前期商业谈判至签署合同为止，这只是完成了整个商业合作的第一步，后续合作事项的开展及最终交易等，都会一直依赖于合同这个载体。故合同签署后，合同作为载体的工作任务并未完成，甚至只是一个开始，已签署完成的每份合同按照各个公司的管理规则各归各位，静待被翻牌查询使用。
已确认签署版本的合同用印及合同归档是合同管理流程中看似不重要，却也是不能忽视的一个步骤，合同用印有误、原件遗失或未归档原件等，都会给后续合作进展造成不同程度的困扰，故笔者结合多年的法务工作经验，就合同用印及归档注意事项，作如下简单归纳，不足之处，望各位读者纠正，谢谢。
首先，各公司印章管理人员应明确自己的职责，大致有两项工作职责，一是印章保管，二是按照公司规章制度对相应文件加盖印章。印章管理人员对各个具体用印文件盖章时，应当严格把控，应明确知晓盖什么公司的章、盖什么类型的章、是否加盖骑缝章、盖章文件一式几份等，最重要的是该用印文件是否为确认签署的最终版本。印章管理人员用印时应当对该用印文件与己方公司流程上的合同（本文统称“线上合同”）仔细核对，如有不一致的地方，应及时与经办人员沟通确认，如无实质性影响，可视情况予以用印；若不一致之处对合同签署有实质性影响，如价款、违约金比例等约定不一致的，印章管理人员应该拒绝该次用印，待再次确认清楚后按规定流程完成后续用印。
笔者就亲身经历过这么一件事情，公司印章管理人及合同归档人员不一致，公司内部合同用印流程已走完，流程上上传的是法务同经办人员最终确认的合同版本，审批流程各节点的审批人员也是按此确认版本审核的，但最后已盖章完成的归档原件和流程上上传的版本不一致，但双方已盖章完成，盖章的归档合同部分条款未按双方前期协商的约定，对我方公司较为不利，但对方公司表示双方流程已完成并已用印，对已盖章的合同不再予以重新修订用印。
鉴于合同约定的生效方式为经双方盖章后成立即生效，故双方均已盖章的合同按照此约定已生效，对合同双方均具有法律效力，因此导致我方后期基于此份合同可能承担的风险损失提高了。故印章管理人员予以用印时应严格审核确认内容是否为确认版本。
其次，印章管理人员盖章时也要注意合同是否留有空白部分，含合同正文内及落款处的空白部分。合同正文尽量不要留有空白内容，最高院相关判例有明确说明一方将留有空白内容的合同交于合同相对方的，应视为对合同内容中约定事项的无限授权，合同相对方在空白部分可以填写相应内容。若是一方于空白部分手动填写内容的，建议于手填部分予以盖章确认，特别是己方手填的，一定要于该部分盖章确认。
关于合同首尾部落款的完整性，合同首页开端要完整的填写合作主体双方具体名称、统一社会信用代码、联系地址等信息，合同尾部落款信息也要填写完整。**其中落款时间一定要填写完整，因为合同约定经常会有如下表述“本合同自双方签名盖章之日起生效”，若合同内未明确写明签署时间，该份合同就存在瑕疵，一份有瑕疵的合同在合同纠纷时会是双方争议的一个焦点，易产生法律风险。另外一个小细节，根据合同约定生效方式的表述，“自签名盖章之日起生效”还是“自盖章之日起生效”，为保证合同的完整性，建议根据合同实际表述于落款处完整的签名或盖章，若是授权代表签名，建议对方出具法定代表人签名的授权书。**
最后，盖章完成后就是合同归档的步骤，各个公司有自己的归档管理部门以及归档编码规则，可以按照时间顺序，或以部门区分管理，或以交易类型区分管理等等，这里就不多作详说，因为每个公司的管理制度不一致，难以具体统一化，但建议尽量统一分类标准及编码规则，不同规模的公司，一年少则几十份，多则几百上千万份都是有的，若没有统一有规律的归档原则，想要在合同海洋中找到某一份具体合同查询，那就泡杯茶，扎根在档案室慢慢找吧。
笔者在这一步想强调的是归档的文件至少要有一份双方盖章的原件，业务部门如有需求可保留复印件或者签署时增加合同份数，公司统一的合同归档管理部门一定要归档合同原件（除电子合同外）。因为产生纠纷需要合同作为凭证时，复印件的证明效力较弱，除非该复印件得到相应主体的追认。互联网时代大部分合同归档都会保留电子扫描件，若是归档人员自行建立excel合同台账明细的，个人经验建议录入台账信息时可加入一个小细节，可增加一栏添加扫描件的超链接，以便后期查阅合同扫描件时，在excel建立的台账里检索到合同时就可直接打开扫描件浏览，不用再去对应的文件里按照编号等分类查询该份扫描件，提高查阅效率。
综上所述，不论是法务还是其他岗位的相关人员负责印章管理和归档事项的，应该知晓合同用印和归档虽然已不在谈判商讨环节了，双方权利义务已友好协商完成，用印和归档看似仅为机械化的办公流程，但仍应时刻警惕，按照公司流程规定走完全程，仔细核对检查内容是否一致，是否留有空白等。
细节决定成败，也决定了工作效率，凡事多注意细节，利人利己，皆大欢喜！
来源：WeLegal公司法务联盟 作者：王依然
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