工资条是指用人单位定期发放给员工的反映其工资的凭条，主要记录员工在一个工资支付周期内的各种工资分项和收入总额。工资条是个民间俗称，并不是一个正式的法律术语，在法律法规里一般称为工资清单。在企业人力资源管理实务中，一般是一个工资支付周期结束后，用人单位根据员工考勤情况计算好工资并制作工资表（台账）和工资条，工资表是员工工资发放汇总表，工资条则是针对每个员工所制作的工资清单，员工领取工资时在工资表上签名，同时领取属于自己的那张工资条。用人单位通过银行代发工资的，则一般不要求员工在工资表上签名。
那么，关于工资条，劳动法是如何规定的呢？
应给员工发放工资条
原劳动部于1994年颁布的《工资支付暂行规定》（劳部发〔1994〕489号）第六条第三款规定，“用人单位必须书面记录支付劳动者工资的数额、时间、领取者的姓名以及签字，并保存两年以上备查。用人单位在支付工资时应向劳动者提供一份其个人的工资清单。”《劳动合同法》第十七条六项规定，“劳动合同应当具备以下条款：（六）劳动报酬。”
其一，员工对工资分配方案享有知情权。《劳动法》第四十六条第一款规定，“工资分配应当遵循按劳分配原则，实行同工同酬。” 第四十七条规定，“用人单位根据本单位的生产经营特点和经济效益，依法自主确定本单位的工资分配方式和工资水平。”可见，对于用人单位制定的工资分配方案，员工享有知情权和监督权，有权知道自己的工资构成和各种福利。比如，根据《劳动合同法》第十七条的规定，劳动合同中必须具有关劳动报酬的条款，一般而言，劳动报酬条款主要包括工资分配制度、工资标准和工资分配形式，工资支付办法，加班、加点工资及津贴、补贴标准和奖金分配办法，工资调整办法，试用期及病、事假等期间的工资待遇，特殊情况下职工工资(生活费)支付办法，等等。①用人单位制作的工资条，则需将劳动报酬项目体现出来，让员工能够清晰地了解到自己的工资结构和数额。
其二，**给员工发放工资条是用人单位的法定义务。**《工资支付暂行规定》第六条所说的“提供”，指的是用人单位工资清单发放给员工，用人单位不制作工资条或者制作了工资条但没有实际发放到员工手上，都是违反规定的。当然，用人单位向员工提供的工资条，仅仅是记录员工本人的工资即可。
其三，用人单位不发放工资条需承担法律责任。一般来说，分为行政责任和侵权责任两种。关于行政责任，国家层面的法律法规并没有明确，但在一些地方性法规中则予以了明确。比如，《广东省工资支付条例》第四十八条第五项规定，“用人单位有下列情形之一的，由县级以上劳动保障部门责令限期改正；逾期未改正的，可以对用人单位处以五千元以上一万元以下的罚款，并可以对其法定代表人处以一千元以上五千元以下的罚款：（五）未向劳动者本人提供其工资清单的。”《江西省工资支付规定》第四十一条规定，“用人单位未按照规定编制、保存工资支付表或者未向劳动者本人提供工资清单的，由劳动保障行政部门责令限期改正；逾期未改正的，处以200元以上1000元以下的罚款。”同时，若用人单位不发放工资条，侵害了员工的知情权，员工可以向当地劳动保障监察大队举报，对员工造成损失的，应依照侵权责任法承担民事赔偿责任。
工资条应记录的内容
根据《工资支付暂行规定》第六条的规定，工资条所记录的内容应当包括支付工资的数额、时间、领取者姓名以及签字。应该说，这一规定并没有特别细化，只是规定了工资条所记录内容的基本要求。
实践中，工资条所记录的内容，一般分为基本信息、加项、减项、实发工资四个部分。具体如下：
1.员工基本信息。一般包括姓名、工号、所在部门、职务或岗位、工资发放期间（如2019年9月份）、工资发放日期等。用人单位可以自定义工资支付周期，但每个月至少支付一次，非全日制员工每15日最少支付一次。《工资支付暂行规定》第七条规定，“……工资至少每月支付一次，实行周、日、小时工资制的可按周、日、小时支付工资。”《劳动合同法》第七十二条第二款规定，“非全日制用工劳动报酬结算支付周期最长不得超过十五日。”用人单位按照工资支付周期发放工资时，应当同时发放与之相对应的工资条。
2.加项。又称收入项，记录的是员工在该工资支付周期内的各项报酬，根据人力资源薪酬管理理论，劳动报酬直接基本薪酬和福利薪酬。前者主要包括基本工资（也称为底薪）、有薪假工资（一般包括法定节假日工资、年休假工资、婚丧病产假工资等）、岗位工资（或职务职级工资）、绩效工资、技术资格补贴（如学历补贴、职业资格补贴、职称补贴等）、工龄工资、加班工资等等。后者主要包括住房补贴、交通补贴、用餐补贴、话费补贴，以及各种奖金、津贴等等。加项之分称为应发工资。
3.减项。减项又称扣项，记录的是法律法规规定由用人单位代扣代缴的费用，主要包括职工社会保险费、住房公积金、个人所得税，以及其他应当扣除的项目，如住宿费、水电费等。所谓代扣代缴，指的是用人单位根据法律法规规定代替政府相应的费用征缴机关从员工工资中扣除相关费用后，上缴至对应的征缴机关。《工资支付暂行规定》第十五条规定，“用人单位不得克扣劳动者工资。有下列情况之一的，用人单位可以代扣劳动者工资：（一）用人单位代扣代缴的个人所得税；（二）用人单位代扣代缴的应由劳动者个人负担的各项社会保险费用；（三）法院判决、裁定中要求代扣的抚养费、赡养费；（四）法律、法规规定可以从劳动者工资中扣除的其他费用。”
职工社会保险是指养老保险、工伤保险、失业保险、医疗保险、生育保险，俗称五险。2019年3月6日，国务院办公厅发布《关于全面推进生育保险和职工基本医疗保险合并实施的意见》（国办发〔2019〕10号），将医疗保险和生育保险合并实施，生育保险基金并入职工基本医疗保险基金，统一征缴。至此，现在的职工社会保险由“五险”变成了“四险”。
关于社会保险费的扣减。其一，用人单位只可扣减员工个人承担部分，单位承担部分由则单位自行承担。其二，《社会保险法》第三十三条规定，“职工应当参加工伤保险，由用人单位缴纳工伤保险费，职工不缴纳工伤保险费。”据此，用人单位只可扣减养老、失业、医疗（含生育）“三险”的费用，工伤保险费由用人单位承担，员工不需承担。
此外，用人单位按当地最低工资标准向员工支付工资的，全国大部分地区均没有规定不可从最低工资中代扣代缴社会保险费、住房公积金，但是有些地区则不允许扣减这两项费用。比如，《安徽省最低工资规定》第十条第三项规定，“在确定用人单位支付劳动者的工资是否低于当地最低工资标准时，下列项目不计入用人单位支付给劳动者的工资：（三）用人单位和劳动者个人依法缴纳的社会保险费和住房公积金。”
4.实发工资。实发工资又称应得工资，即员工应实际得到的劳动报酬，实发工资是与应发工资相对应的概念。一般来说，应发工资减去扣项，所得之差即为实发工资。根据劳动法规定，用人单位应将实发工资的数额以法定货币支付给员工，不得以实物及有价证券替代货币支付。
工资条对员工的作用
对员工而言，工资条有很大作用，直接作用一般体现在以下几个方面：
其一，清晰地了解自己的工资结构和数额。工资数额一般是根据工资结构进行计算的结构，对于不明确的项目或数额，员工有权查询和核对，用人单位应予释明。2019年1月1日最新修订施行的《个人所得税法》第十条也规定，“扣缴义务人应当按照国家规定办理全员全额扣缴申报，并向纳税人提供其个人所得和已扣缴税款等信息。”个人所得税属于代扣代缴项目，由用人单位代为向缴纳个人所得税的个人从其收入中代为扣除，上交税务机关。用人单位代扣后，应当向缴税人提供已扣税款信息，一般在员工工资条中载明。《社会保险征缴暂行条例》第十二条规定，“缴费单位和缴费个人应当以货币形式全额缴纳社会保险费。缴费个人应当缴纳的社会保险费，由所在单位从其本人工资中代扣代缴，社会保险费不得减免。”可见，用人单位扣除员工工资的，必须有法律依据，不得无故克扣，扣除的项目和数额，应在工资条中体现出来，不得疏漏。
其二，可以作为确认劳动关系的证据。当员工与用人单位发生争议时，工资条即是重要的凭证之一。原劳动与社会保障部《关于确立劳动关系有关事项的通知》（劳社部发〔2005〕12号）第二条规定，若劳动关系双方没有签订书面劳动合同，工资支付凭证或记录可以作为认定双方存在劳动关系的凭证。
工资条可以是纸质版或电子版
《工资支付暂行规定》第六条规定，“用人单位必须书面记录支付劳动者工资的数额、时间、领取者的姓名以及签字，并保存两年以上备查……”。
何谓书面，《现代汉语词典（第7版）》的解释是“用文字表达的（区别于“口头”）。”民事法律行为的书面形式，是指以文字有形地表示所载内容的形式，书面形式的核心在于文字，至于文字的具体载体，则在所不问。既包括传统的书写形式，也包括电子形式。②《合同法》第十一条规定，“书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。”《民法总则》第一百三十五条规定，“民事法律行为可以采用书面形式、口头形式或者其他形式……”。据此可以理解为，书面形式工资条既包括纸质版，也包括电子版，但必须是以文字形式记录工资项目和数额，且发放到员工手中。
毋庸置疑，我国各行各业长期以来都是采用纸质版工资条，用人单位用电脑制作后打印成纸质版本发放给员工，至今为止，纸质版工资条依然是广大用人单位发放工资条的主流做法。然而，随着互联网的不断发展和科技的不断创新，越来越多的用人单位改用电子版工资条，发放渠道比较灵活多样，比如钉钉、电子邮件、QQ、微信、手机APP、企业内部办公平台等，只要能够详细记录员工的工资项目，都是可以的。而且，因其具有方便、快捷、高效、环保等诸多优点，发放电子工资条将成为未来的趋势，被广大用人单位所接受和采用。
然而，电子工资条优势明显，但弊端也不少，纸质版工资条一般以员工签收为准，电子工资条则往往不要求签收。如何顺利地发放到员工手中，确保员工能够及时收到或者应当及时收到，这是用人单位应考虑到的。笔者认为，用人单位需注意以下几点：一是必须事先充分公示，在规章制度、劳动合同、入职培训、日常会议等均应载入工资条采用电子形式发放的内容，保证每一名员工能够充分知晓用人单位的这一管理政策；二是必须保证员工能够及时顺利收到电子工资条，及时是指用人单位发放工资条的时间要准时，比如固定每个月的某一天发放，顺利是指员工接收电子工资条的渠道要畅通无阻，可以轻易地收到，若设置工资条接收密码，则必须保证员工能够充分知晓密码；三是必须保证全体员工均能收到，有些单位有部分员工不用智能手机，不会用电脑，也不会上网，甚至是不识字，这些单位则不宜采用电子形式发放工资条，而宜用传统的纸质版进行发放。
